Udzielone zamówienia 

Ogólne informacje na temat udzielonych zamówień

Rozporządzenie finansowe mające zastosowanie do budżetu ogólnego Unii Europejskiej ustanawia – jako jedną z zasad dotyczących wykonania budżetu – zasadę przejrzystości, którą ujmuje w różnych przepisach zapewniających właściwą publikację (zwłaszcza ex post) informacji na temat wykonania budżetu, w tym udzielonych zamówień. Ogłaszanie regulują art. 163 rozporządzenia finansowego oraz pkt. 2 – 3 załącznika I do rozporządzenia finansowego. Zamówienie jest uważane za „udzielone” w chwili decyzji o jego udzieleniu albo, w przypadku braku takiej decyzji, po podpisaniu pierwszej umowy (w tym umowy ramowej). Art. 38 rozporządzenia finansowego przewiduje jedynie publikację zamówień udzielonych w ciągu ostatnich dwóch lat; dostęp do starszych zamówień można uzyskać na żądanie, jeśli nie narusza to przepisów rozporządzenia 1725/2018/UE.

Publikacja zamówień udzielonych w 2017 i 2018 r.

Od 1 stycznia 2016 r. nowy przepis ujęty w pkt. 2.5 i 3.3. załącznika I do rozporządzenia finansowego nakłada między innymi obowiązek publikowania umów już realizowanych, jeśli ich wartość została zmodyfikowana bez przeprowadzenia nowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z definicją w art. 172 rozporządzenia finansowego.

Zamówienia, do których dyrektywa 2014/24/UE ma zastosowanie

Jeśli chodzi o zamówienia udzielone w 2017 i 2018 r. na mocy pkt. 2 załącznika I do rozporządzenia finansowego, przepisy dotyczące warunków publikacji ex post w stosunku do zamówień, o których mowa w dyrektywie 2014/24/UE, stanowią, że ogłoszenie o udzieleniu zamówienia musi zostać przesłane do Urzędu Publikacji Unii Europejskiej nie później niż 30 dni kalendarzowych od zamknięcia procedury, to znaczy od dnia podpisania umowy lub umowy ramowej.

Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia jest wysyłane do Urzędu Publikacji również w przypadku zamówienia o wartości równej co najmniej kwotom progowym określonym w lit. a) i b). art. 4 dyrektywy 2014/24/UE (art. 175. ust. 1 rozporządzenia finansowego) udzielonego w ramach procedury negocjacyjnej bez wcześniejszej publikacji ogłoszenia o zamówieniu. W tej sytuacji instytucja zamawiająca publikuje ogłoszenie o udzieleniu zamówienia:

a) przed podpisaniem umowy lub umowy ramowej o wartości równej co najmniej progom określonym w art. 175 ust. 1 rozporządzenia finansowego zawartej w drodze procedury ustanowionej w pkt. 11.1 b) załącznika I do rozporządzenia finansowego;
b) po podpisaniu umowy lub umowy ramowej o wartości równej co najmniej progom określonym w art. 175 ust. 1 rozporządzenia finansowego, zwłaszcza zawartej w drodze procedury ustanowionej w pkt. 11.1 załącznika I do rozporządzenia finansowego.

Termin wysłania wyżej wymienionego ogłoszenia powinien umożliwiać publikację przed podpisaniem zamówienia lub umowy ramowej, zgodnie z warunkami przewidzianymi w pkt.35.1 załącznika I do rozporządzenia finansowego.

Na dzień 1 stycznia 2018 r. progi z dyrektywy 2014/24/UE (art. 175. ust. 1 rozporządzenia finansowego) wynosiły:

  • 144 000 EUR w odniesieniu do zamówień na dostawy i usługi wymienione w załączniku XIV do dyrektywy 2014/24/UE;
  • 5 548 000 EUR w przypadku zamówień na roboty budowlane.

    Zamówienia, do których dyrektywa 2014/24/UE nie ma zastosowania

    Zgodnie z art. 163 rozporządzenia finansowego i pkt. 3 załącznika I do rozporządzenia finansowego, które dotyczą warunków publikacji ex post zamówień nieobjętych dyrektywą 2014/24/UE, prawodawstwo stanowi, że zamówienia „są ogłaszane przy użyciu odpowiednich środków”. Oznacza to m.in. publikację „nie później niż dnia 30 czerwca następnego roku budżetowego” listy, która zawiera imię i nazwisko lub nazwę wykonawcy, kwotę oraz przedmiot zamówienia, w przypadku zamówień o wartości przewyższającej 15 000 EUR. Niemniej jednak pkt. 3.3 załącznika I do rozporządzenia finansowego stanowi, że: instytucja zamawiająca publikuje na swojej stronie internetowej wykaz zamówień o wartości poniżej progów określonych w art. 175 ust. 1 rozporządzenia finansowego oraz zamówień udzielanych zgodnie z pkt. 11.1 h) oraz j)–m) załącznika I do rozporządzenia finansowego.

    Artykuł 172 ust. 3 lit. a) –c) rozporządzenia finansowego

    Instytucja zamawiająca może dokonać zmiany umowy lub umowy ramowej bez przeprowadzania nowego postępowania o udzielenie zamówienia w ściśle określonych przypadkach wymienionych w ust. 3. Jednakże pkt. 3.3 załącznika I do rozporządzenia finansowego nakłada na instytucję obowiązek opublikowania wykazu tych zmodyfikowanych umów, w przypadku gdy wartość zmian jest niższa od progów określonych w art. 175 ust. 1 rozporządzenia finansowego. Progi te odpowiadają wspomnianym wyżej progom z dyrektywy 2014/24/UE.

    Umowy szczegółowe oparte na umowach ramowych

    Informacje dotyczące wartości i wykonawców umów szczegółowych i formularzy zamówienia opartych na umowach ramowych w danym roku budżetowym publikowane są na stronie internetowej instytucji zamawiającej najpóźniej 30 czerwca roku następującego po tym roku budżetowym.

    Na mocy zmian do rozporządzenia finansowego w pkt. 3 załącznika I do rozporządzenia finansowego wprowadzono obowiązek publikowania powyższych informacji w odniesieniu do każdej umowy ramowej, nawet jeśli jej łączna wartość nie przekracza progów określonych w dyrektywie, ale jest wyższa niż 15 000 EUR.

    Publikacja ma spełniać następujące warunki:

    publikacja na stronie internetowej Parlamentu Europejskiego, najpóźniej do dnia 30 czerwca następnego roku:

    • listy zawierającej wszystkie zamówienia o wartości przewyższającej 15 000 EUR udzielone w poprzednim roku (z wyłączeniem zamówień dotyczących nieruchomości oraz zamówień określonych jako tajne), nawet jeżeli niektóre z nich zostały również opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej; przepis ten, który obowiązuje od 2008 r., wykracza poza wymogi rozporządzenia, zapewnia jednak wygodniejszy dostęp do ogółu zamówień udzielonych przez daną instytucję;
    • listy zamówień, które zostały zmodyfikowane na mocy art. 172 ust. 3 lit. a)–c) rozporządzenia finansowego, o ile wartość zmian jest wyższa niż 15 000 EUR, ale niższa od kwot progowych określonych w art. 175 ust. 1;
    • wykazu informacji dotyczących wartości i wykonawców umów szczegółowych / formularzy zamówień opartych na umowach ramowych po zawarciu umów szczegółowych / wystawieniu formularza zamówienia lub, w związku z ich łączną wartością, umów szczegółowych / formularzy zamówienia niezależnie od łącznej wartości umowy ramowej (jeśli wartość ta przekracza 15 000 EUR);
    • wykazu ekspertów zewnętrznych wybranych na podstawie art. 237 rozporządzenia finansowego.

    Zamówienia obejmujące nieruchomości oraz zamówienia określone jako tajne zgodnie z pkt. 11.1 g) i i) załącznika I do rozporządzenia finansowego nie są publikowane osobno w internecie, ale zostają ujęte w rocznym sprawozdaniu dotyczącym zamówień przekazywanym Komisji Kontroli Budżetowej Parlamentu Europejskiego.

    Zamówienia i umowy szczegółowe oparte na umowach ramowych zawartych przez grupy polityczne

    Art. 38 ust. 4 rozporządzenia finansowego, zmienionego nowym rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046 z 18 lipca 2018 r., wprowadza od 2019 r. bezpośredni obowiązek publikowania przez organy wykonujące budżet Unii danych dotyczących wykorzystania tych środków. Obowiązek ten obejmuje zatem grupy polityczne, gdyż przepisy Prezydium (art. 400) uznają środki zarządzane przez grupy jako środki podlegające pośredniemu zarządzaniu zdecentralizowanemu.

    W odniesieniu do grup politycznych publikacja informacji dotyczących art. 38 rozporządzenia finansowego oraz pkt 3.3 i 3.4 załącznika I do rozporządzenia finansowego w danym roku budżetowym odbywa się w ramach wykazu sporządzonego przez każdą z tych grup.